電子帳簿保存法とPDF請求書の保存ルール

請求書をメールにPDFで添付して送った・受け取った——今ではごく当たり前のやり取りですが、実はこれ「電子帳簿保存法」のルールが関わってきます。紙に印刷してファイリングするだけでは対応として不十分になるケースがあるため、この記事では請求書PDFの保存に関する電子帳簿保存法の基本的な考え方を整理します。制度の詳細な要件は事業者の状況によって異なり、法令や取扱いが更新されることもあるため、最終的な判断は国税庁の公式情報でご確認ください。

電子帳簿保存法とは（3つの区分）

電子帳簿保存法は、国税に関係する帳簿や書類を電子データで保存する際のルールを定めた法律です。大きく3つの区分に分かれています。

PDF請求書は「電子取引」に該当する

取引先からメールでPDFの請求書を受け取った場合や、自分が作成した請求書をPDFにしてメールやWebサービス経由で送付した場合は、いずれも「電子取引」に該当します。紙の請求書をやり取りする場合と異なり、やり取りしたその電子データ自体を保存しておく必要がある、という点がポイントです。請求書に限らず、見積書・納品書・領収書などをPDFやWeb明細でやり取りした場合も同様に電子取引として扱われます。それぞれの書類の役割の違いは、関連記事「見積書・納品書・請求書・領収書の違いと商流」で整理しています。

2024年から原則義務化されたポイント

以前は、電子的に受け取った請求書等を紙に出力して保存すればよいとする猶予的な取り扱いがありましたが、2024年1月1日以降は、電子取引でやり取りしたデータは紙に印刷するだけでなく、電子データのまま保存することが原則として必要になりました。自分が発行した請求書PDFの控えについても、基本的な考え方は同じです。なお、一定の要件を満たす場合には、引き続き紙の保存が認められる猶予措置も用意されています。

保存の基本的な考え方

電子取引データの保存では、大きく分けて「真実性の確保」と「可視性の確保」という2つの考え方が求められます。

• 真実性の確保: 保存したデータが後から不正に改ざんされていないことを担保する考え方です。タイムスタンプの付与や、訂正・削除の履歴が残るシステムでの保存、または改ざん防止のための事務処理規程を整備して運用するなど、いくつかの方法のいずれかで満たすとされています。
• 可視性の確保: パソコンなどですぐに内容を確認でき、取引年月日・取引金額・取引先といった条件で検索できる状態にしておく考え方です。事業者の規模などに応じて、検索機能に関する要件が緩和される場合もあります。

これらの要件をどこまで厳密に満たす必要があるかは、事業者の規模や使っている会計ソフト、税務署への申請状況などによって変わってきます。自社がどこまで対応すべきかは、国税庁の公式情報や顧問税理士に確認しながら進めることをおすすめします。

実務での保存のコツ

制度対応と聞くと身構えてしまいますが、日々の運用としては次のような工夫から始めると取り組みやすくなります。

• ファイル名に「日付・取引先名・金額」などの規則を持たせておくと、後から検索しやすくなります。
• 請求書だけでなく、見積書・納品書・領収書もまとめて同じ命名ルールで管理すると、取引の流れを追いやすくなります。
• クラウドストレージやパソコン内のフォルダで、定期的にバックアップを取っておきます。
• 会計ソフトに証憑保存の機能がある場合は、それを活用するのも一つの方法です。

よくある質問

Q. 紙で発行・受領した請求書も、電子データにして保存し直さないといけませんか？

A. 義務ではありません。電子取引データ保存が義務化されているのは、あくまで最初から電子的にやり取りした請求書等のデータです。紙で作成・受領した書類をスキャンして保存する「スキャナ保存」は、任意の制度です。

Q. セイキューで作った請求書は、どう保存すればいいですか？

A. セイキューは入力内容をブラウザ内（localStorage）に保存できるほか、JSON形式でのデータ書き出しにも対応しています。取引先に送付したPDFと、書き出したJSONデータをあわせてお使いの端末やクラウドストレージに保存しておくと安心です。保存要件の詳細は前述のとおり、国税庁の公式情報でご確認ください。

電子帳簿保存法は改正が重ねられてきた分野で、要件の細部は今後も変わる可能性があります。基本的な考え方を押さえつつ、最新情報は国税庁の公式サイトで確認する習慣をつけておくと安心です。